昨日、クライアント様との会話の中で、「意見を聞かれて答えるときにどうしても説明が長くなってしまう」という話になりました。
確かに、相手に解ってもらおうと思えば思うほど、また、相手の反応が、期待通りの反応でないと、話・説明は長くなります。
無駄に説明が長い・・・同じ話を繰り返す・・・私もそうでした。
今は少しマシ、少し短くなりました・・・（たぶん）
よくあるのが、相手の質問に対して、答えようとするが、うまく言えないので、理解してもらおうとするが余りに、角度を変え、表現を変え、比喩を入れ、事例を入れて、しゃべりまくります。
相手の「よく解った」という反応が得られない場合は、親切心＋自分が頭悪いと思われたくないので、更に、もっと説明を加えます。
結果、長い長い説明になってしまいます。
心配しなくても相手は、それほど真剣に聞いてはいません。
うなずきなどの「聞いているよ」と言う反応が鈍い相手は、たいていは「次に自分が話すこと」を考えているので、質問をしているのにもかかわらずその返答は聞いていないのです。
そんな不幸な会話、面談、会議・・・が最近多いようです。
でも、それでは、本当にお互いに不幸になります。
お互いにスッキリとしたコミュニケーションを成立させるには・・・
まずは、作戦①「相手に話を聞かせる」です。
どうするのか？
意見や考えを聞かれた質問に対する返答は、出来るだけ短くするのです。
短くすると聞けます。
繰り返しても短くて済みます。
具体的には、３単語まで。
「誰が」＋「何を（何の為に）（誰を）」＋「どうする（どう思う）（どうなる）」
が基本です。たったこれだけです。
例えば「店長とはなんだと思いますか？」と聞かれたとします。
答えは「スタッフを通じて」＋「お客様に」＋「満足していただく」ひと」
例えば「社長のミッションとは何？」ですと
答えは「（お客様・スタッフ・お取引先の為に）事業を継続させること」
などです。
別に正解はひとつではありません。
かと言って、全てを答える必要なども無いのです。
なぜか？
作戦②「相手に質問をさせる」のです。
実は、相手が上位職の場合、立場上、質問はしなくてはならないと思っています。
質問しないと、いいかげんだと思われるのが嫌なのです。
質問して、興味があるように思わせないと、格好が付きません。だから質問します。
しかし、多くの人は、準備してきた全部を話すから、それ以上のことを質問されると、答えられなくなります
質問に対する答えは短く・少なく・必要最小限で答えるのです。
当然、不足しますから、質問されます。
この時の質問は、とんでもないことではなく、話の流れ上、その続きを聞くのです。
これに対する答えは、元々話そうとしていた内容ですから、簡単に答えられます。
もちろん短く答えます。
また不足しても、大丈夫です。
必ずその流れで次の質問が来ます。
たいていは、この２回の質問で、相手は納得します。
何度も聞いて、バカだと思われるのが嫌だからです。
経験上、１，２回の質問で終わるケースが、９０％です。
相手（特に上司）の質問に対して、解答や説明が長くなるのは、あなたのプライドと不安感が原因です。
でも、相手の立場に立って考えれば、その対策は、相手を不足させ次のそれを満たすことで満足させる、と言う作戦で解決出来るのです。
是非一度試してみて下さい。面白いくらいに効きますよ。
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