「では、ステップ３は・・・・」
スタッフミーティングの後の反省会で、店長が、司会を務めたＡさんに、「自分がどの様にして、スタッフ達の意見をまとめてきたのか」について7ステップにしてまとめてみるように求めました。そして、Ａさんは、ステップ１として「意見や提案を『最期まで聴く』」としました。さらに、ステップ２は、「否定せずに受け止める」としました。
では、今度はステップ３です。
「ステップ３は・・・・全員に発言の機会が無いといけませんよね。放っておくと、意見を言う人が偏ってしまいますもんね。全員が参加してこそ、方向性ややることに対して全員で前に向いて進めますからね。」
かつては一方的に、要求と指示と命令とダメ出ししかしなかったスタッフリーダーのＡさんですが、部下の強みを把握することで部下に一目置くようになってからというもの、見違えるように「やる気の本質」「会議の本質」をつかんだ発言をするようになってきました。
ステップ３、つまり「会議の効果的なまとめ方7ステップ」の3番目は、「全員が発言できるようにする」です。
Ａさんの言うように、発言したいひとだけが発言をする会議やミーティングでは、発言するひとのバランスはたいてい一部のひとに偏ってしまいます。その発言や意見が、全体を代表しているのならば問題は無いでしょう。しかし、意見等はそう言う物ではありません。何度も言っていますが、ひとは十人十色なのです。例えよく似ていても少しずつ違うのです。
気の弱い人、立場的に下位職にいる人、遠慮がちな人・・・他にも理由や事情はありますが、いくら司会がオープンに意見を求めるようにしても、それでも発言できない人、しない人はいるものです。なので、司会者は「上手に意見を求める」事が必要なのです。
ここでよくあるのが、順番に当てていくという方法を採る司会スキルです。
「では、意見がなかなか出ませんので、Ｍさんから左回りに順に、意見をおっしゃって下さい。」
と言う風に発言の順番を決め手順繰りに発言させるという、あれ、です。
この方法を使うと、確かにそれなりに全員が発言をすることになります。しかし、この方法には大きな問題があるのです。ただ、順番に当てるようにすると、自分の番が回って来るまで「ひとの話を聴かずに自分が話すことをずっと考えているひと」が必ず出て来るのです。それも、かなりの割合でそうなります。私経験と調査によると、ほぼ全員がそうなっちゃうのです。きっとあなたでさえそうなのではありませんか？ひとは、ひとの意見を聴くよりも自分がちゃんと話さないといけないと言うプレッシャーに負けてしまうものなのです。
では、そうはならない方法をお教えしましょう。私がお薦めする、全員に発言をしてもらう方法ですが、ポイントはたったひとつです。それは、
「順番を予測させない」・・・・つまり、橋から順番とか右回りで順にとか、アイウエオ順とか、職位の順とか、そういう明確な順番で発言させないと言うことなのです。これをすると、先ほども言ったような「ひとの話を聴かずに自分が話すことを考える」様になってしまうので、せっかくの意見が活かしにくくなるのです。
しかし、自分で手を挙げないひとに発言をさせるには、「当てる」という方法を使わざるを得ません。ならば、せめて「ひとの話を聴く」ことを維持しながら「自分も発言する」ようにするしかありませんよね。その二つを実現させるためには、ある方法で当てるのが効果的なのです。
おっと、このまま書くとちょっと長くなるので、それはまた明日お話ししましょう。
では、明日のブログをお楽しみに。
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