「出てきた意見を分類したら・・・・次は、実行するための優先順位を決めないといけませんよね。では、ステップ5は、『優先順位を付ける』です。」
スタッフリーダーのＡさんは、店長から、自分が行ったスタッフミーティングで、意見をどの様に抽出し、それをどの様にまとめてきたかについて、そのプロセスを「7つのステップ」にまとめるよう指示されました。そして5つ目のステップとして「優先順位」をあげました。
Ａさんは、ミーティングでスタッフ達がランダムに出して来た「意見」を、2軸や3軸を使ってマトリックスに分類しました。それにより問題点の場所やひと、原因などの種類を具体化し、さらに「すぐに出来ること」と「条件が整えば出来ること」の二つに分けることで、「どうすれば出来るか？」の方向にスタッフ達の気持ちを誘導していきました。そして、ステップ5。いよいよここで、アクションプラン（行動計画）を実行して行くための「優先順位」を決める段階となったのです。
では、どうすれば「優先順位」を決めていけば良いのでしょうか。
これはとても簡単です。実は、ステップ4の段階で実行案・改善案は、「すぐに出来ること」「条件が整えば出来ること」に分けられていますよね。そうです、もうおわかりですね。つまり、ステップ4の目的は「分類」でしたが、この分類作業は、そのまま「優先順位付け」に繋がっているのです。なので、何も悩むことはありません。担当分野やポジション毎に「すぐ出来ること」から実行して行けば良いのです。
ここでもう一度、たくさん出てきた改善策や原因、実行策についてどの様に分類してきたかを振り返りましょう。
１）まずは「担当」や「種類」で分ける・・・問題点の種類、原因など
２）次に「能力・技術」「時間」「コスト」で分ける・・・改善策の条件
３）さらに「すぐに出来ること」と「条件が整えば出来ること」に分ける
「担当」とは、問題点が発生した部門、場所、ポジション、工程などです。
「種類」とは、「設備や機器」「仕組みやシステム」「運用するひとのやる気・気持ち」などです。
つまり、どこで誰がどの様な問題として捉えているのか？と言うことです。
「能力・技術」とは、お客様に満足していただくために持っている技術・経験・能力のことです。
「時間」とは、改善を行うための必要な時間です。「期間」という表現でも良いでしょう。
「コスト」とは、改善するためにどれだけお金がかかるか？設備投資、修繕、人件費などですね。
つまり、改善策を行う為にどう言う条件が必要なのか、と言うことです。
この１）と２）を踏まえて、「すぐ出来る」ことは、担当者とスケジュールとゴールの基準を決めて実行に移せば良いのです。もちろん、最優先のものは「緊急性の高い要件」です。これは間違ってはいけません。
さらに、「条件が整えば出来る」ことは、「期間」と「予算」によって、「投資回収」がどれくらい見込まれるかを算定して「提案」します。ここでも、「緊急性が高い要件」については、「改善しないことのリスク」を明示して提案をすることがポイントです。いくら「条件」が必要でも「さっさと改善」しないと大変なことになるものは、急がねばなりません。
このように、提案された改善策や実行策は、分解し分類し整理すれば、「誰が」「何を」「いつ」「どうやって」「どこまで」やれば良いのかが自然と見えてくるのです。
「会議」の「言える化」が進んでいくと言うことは、このように会議参加者が提案したことが、より具体化され、実行案として承認されていくと言うことと同じなのです。提案しても実行されないのならば、発言は「消極的」もしくは「無責任」担になってしまいます。実行されるからこそ「発言の意義」を感じるのです。
ではまた明日。
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