「これからが大変なんですよね～。たくさんの意見が出てきたらそれをどうまとめて良いか・・・それが、ステップ4ですね。ステップ4は『意見を整理したり分類したりする』ことかな。」
店長から、自分の実施したミーティングを振り返って「会議の効果的なまとめ方の7ステップ」としてまとめてみなさいと指示されたスタッフリーダーのＡさんは、意見を出させる最初の3つのステップから、今度はそれをまとめて行くステップについて、話し始めました。
彼女の言う会議のまとめ方の4つ目のステップは、「出てきた意見を分類する」でした。
順番に当てるにせよ、積極的に手を挙げて意見するにせよ、意見というのは全員が同じと言うわけではありません。最終的には、どれかの意見を採用してそれを実行して行くことになるのです。しかし、全員に意見を求めたのですから、いきなりそれらを多数決で決めるわけにはいきません。
意見というのは、出すだけではなく、それらを選ぶプロセスもまた非常に重要なのです。それにより、参加意識が高まり、さらに実行エネルギーが大きくなるからです。
そんなたくさんの意見を、全員が理解するには、ひとまず、「分類」をする必要があります。いくら「意見は十人十色だ」と言っても、最期はどれかにまとめて行かないと、何ひとつ結論は出ません。ただ、多くの意見をバラバラに並べても何が何だかわかりません。なので、まずは、「分類」をしてわかりやすくするのです。
分類の基本は、2軸分類です。縦軸と横軸に分けて、それの大小、強弱、多少、場所などで4つの箱に分けるのです。たとえば、前回彼女が行ったミーティングのテーマであった、「お客様を待たせないサービスの実現」だと、そのアイデアを行う担当エリアで二つに分かれます。「キッチン」と「ホール」ですね。そして、それをまた二つに分けるのです。これはいくつもの分け方が考えられます。
「すぐにしなくてはならないもの」と「じっくりやっていくもの」
「すぐにできるもの」と「時間がかかるもの」
「簡単に出来るもの」と「難しいもの」
などですね。（同じような分け方ですが、微妙に意味が違います）
QSCなどの改善計画では、最初から3つに分けて考えることがあります。「QSC」で３つに分けるのも一つですし、機器や設備などの「ハード」、運用やマニュアル、ルールなどの「ソフト」、そしてそれを実行するスタッフの気持ちである「ハート」の３つで分けることもあります。そして、さらにこれを「能力・技術」「時間」「コスト」などで3つに分けます。これで9つの箱の中に、アイデアが分類されるのです。
このように分け方は色々ありますが、まずは、２～９個くらいの箱の中に、アイデアを分けてしまうことが、「整理」の第1歩です。そして、その分けられたアイデアの中から、実行する順番を決めていくのです。
こうすれば、「賛成」「反対」などという単純な結論ではなく、たとえ「反対」でも「今すぐには出来ないけれど条件が整ったらやる」という「条件付き賛成」になりやすいのです。これは「なぜ出来ないのか」というような議論ではなく「どうやったら出来るのか」に一歩近づく意見のまとめ方なのです。簡単な分類で、高度な議事進行が出来るなかなか優れたテクニックです。是非、身に付けて下さいね。
さて、明日は、この「なぜ出来ないか」ではなく「どうやったら出来るか」に意見をまとめていく方法についてお話ししましょう。これは、あえて独立したステップには入れませんが、このステップ4の「分類化」の中で自然とそうなるのです。
詳しくはまた明日。お楽しみに。
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